Eine der zentralen Konfigurationsoptionen der essentry-Plattform ist der Check-in Flow Editor. Er ermöglicht es Ihnen, zu steuern, wie Gäste, Auftragnehmer oder Mitarbeiter Zutritt zu Ihrem Gelände erhalten und wann ihnen Zutrittsberechtigungen gewährt werden sollen.

Sie können den Check-in Flow Editor aufrufen, indem Sie in der Seitenleiste auf Firma > Check In Flows klicken.

Standardmäßig wird für jeden hinzugefügten Standort automatisch ein Standard-Check-in-Flow generiert. Dieser ist am Präfix [GENERATED] zu erkennen.

Neuen Check-in-Flow erstellen

1. Klicken Sie oben rechts auf +Neuer Check-in-Flow.
    
2. Weisen Sie dem Check-in-Flow einen Namen zu.
    
3. Wählen Sie den Genehmigungsprozess aus. Dieser bestimmt, wer (alle, alle ohne zugewiesenen Gastgeber oder niemand) zur Rezeption zur endgültigen Genehmigung geleitet wird.
    
4. Wählen Sie aus, ob der Gast selbst einen Gastgeber zuweisen kann.
    
5. Wählen Sie aus, ob Gäste von einem Gastgeber abgeholt werden müssen. Falls aktiviert, erhält der Gastgeber eine Benachrichtigungs-E-Mail, dass sein Gast angekommen ist.
    
6. Wenn die Gästeabholung aktiviert ist, können Sie auswählen, ob der Gastgeber die Option erhält, dem Gast mitzuteilen, wie lange er für die Abholung benötigt. Diese Option wird Teil der Benachrichtigungs-E-Mail an den Gastgeber.
    
7. Wählen Sie Erstellen.

Check-in-Flow-Struktur

Der Check-in-Flow ist in Status oder Zustände (beide Begriffe werden gleichbedeutend verwendet) und die Übergänge unterteilt.

Der Status oder Zustand repräsentiert, an welchem Punkt des Check-in-Prozesses sich der Gast aktuell befindet. Die Übergänge bestimmen, unter welchen Bedingungen der Gast von einem Status in den nächsten wechselt. Jeder Status kann mehrere Übergänge haben, um verschiedene Szenarien abzudecken.

Der Status

Upcoming – Der Gast hat eine Einladung erhalten oder einen Check-in an einem Kiosk/iPad gestartet.

Pending – Der Gast hat die ersten Schritte am Kiosk/iPad abgeschlossen.

Host – Der Gastgeber/die Rezeption wurde über die Ankunft des Gastes informiert und muss den Gast genehmigen oder ablehnen. 

Onsite – Der Gast hat den Check-in-Prozess erfolgreich abgeschlossen und ihm wurden Zutrittsrechte gewährt (z.B. in Form einer Zutrittskarte oder Ähnlichem).

Left – Der Gast hat ausgecheckt und seine Zutrittsrechte wurden entzogen.

Rejected – Dem Gast wurde vom Gastgeber/der Rezeption der Zutritt verweigert und es wurden keine Zutrittsrechte gewährt.

Jeder Status verfügt über eine Reihe von Optionen, die angepasst werden können.

Name – Kann beliebig umbenannt oder gelöscht werden.
Ausnahme: Der Status Upcoming kann nicht umbenannt oder gelöscht werden.

Sprache & Farbe – Wie der Status in jeder Sprache angezeigt wird, kann hier geändert werden. Außerdem kann dem Status durch Klicken auf das farbige Quadrat eine benutzerdefinierte Farbe zugewiesen werden. Die hier angegebene Farbe wird für die Buttonfarben am Kiosk bzw. im Rezeptionsdashboard übernommen.

Eingehender Auslöser – Hier können Aktionen konfiguriert werden, die ausgeführt werden sollen, wenn der Gast diesen Status erreicht. 

Ausgehender Auslöser – Hier können Aktionen konfiguriert werden, die ausgeführt werden sollen, wenn der Gast diesen Status verlässt. 

Einstellungen – Einstellungen bezüglich Gästeabholung und Zutrittskontrolle. 

Aktionen und Einstellungen werden hier ausführlicher behandelt: Aktionen und Einstellungen  

Neuen Status / Zustand erstellen

1. Klicken Sie unten im Check-in Flow Editor auf Neuer Zustand.
    
2. Weisen Sie dem Zustand einen Titel, Beschriftungen und eine Farbe zu.
    
3. Wählen Sie aus, ob die Gästeabholung aktiviert werden soll.
   Wenn aktiviert, kann der Gastgeber angeben, wann er seine Gäste abholt. Diese Information wird dann an die Gäste gesendet und den Empfangsmitarbeitern angezeigt.
   
    
4. Wählen Sie für die Zutrittskontrolle aus, ob der Gast Keinen Zutritt, Zutritt in diesem Status oder Zutritt während des Termins erhält.
   Wenn Sie Zutritt während des Termins auswählen, können Sie auch festlegen, wie lange vor und nach dem Termin der Gast Zutritt erhalten soll.
   Gäste ohne Einladung erhalten eine Zutrittskarte, die 12 Stunden nach dem Check-in gültig ist.
   
    
5. Wählen Sie, ob dies ein Endzustand sein soll.
   Endzustände können keine ausgehenden Übergänge haben und sobald ein Gast in einem dieser Zustände ist, kann er nicht in einen anderen Zustand wechseln.
   
    
6. Klicken Sie auf Erstellen.

Neue Zustände können nur erstellt werden, wenn der Check-in-Flow keinem Standort zugewiesen ist. 

Die Übergänge

Jeder Übergang ist in 4 Abschnitte unterteilt.

Name & Beschriftung – Name des Übergangs, wie der Übergang in jeder Sprache angezeigt wird und benutzerdefinierte Farbbeschriftung können hier konfiguriert werden.
In diesem Abschnitt wird auch angezeigt, wie der Übergang ausgelöst wird. Auslöser können nicht geändert werden und müssen beim Erstellen eines neuen Übergangs definiert werden.  

Zielzustand – Legt fest, in welchen Zustand der Gast nach Verlassen des aktuellen Zustands wechselt.

Einstellungen – Verschiedene Einstellungen und Bedingungen können hier definiert werden.

Aktionen – Aktionen, die ausgelöst werden sollen, wenn der Gast diese Transition verlässt, können hier konfiguriert werden. 

Aktionen und Einstellungen werden hier ausführlicher behandelt: Aktionen und Einstellungen  

Neuen Übergang erstellen

1. Klicken Sie im gewünschten Status auf Neuer Übergang, um die Übergänge hinzuzufügen.
    

2. Wählen Sie den Typ des Übergangs, die Sie erstellen möchten:
   Ausgelöst zu oder nach einer bestimmten Uhrzeit – Sie müssen einen Titel und die Uhrzeit angeben.
   Ausgelöst durch ein Zutrittskontrollsystem – Sie müssen einen Titel und den ACS-Reader angeben, der dies auslösen soll.
   Ausgelöst durch den Gast an einem Kiosk oder iPad – Sie müssen eine Beschriftung, einen Titel, eine Übergangsfarbe und ggf. wie wiederkehrende Gäste identifiziert werden sollen, angeben (nur für Übergänge im Zustand Ausstehend).
   Ausgelöst durch Gastgeber durch Drücken einer Taste – Sie müssen eine Beschriftung, einen Titel und eine Übergangsfarbe

   Ausgelöst durch Gastgeber durch Scannen eines QR-Codes – Sie müssen eine Beschriftung, einen Titel und eine Übergangsfarbe angeben.
   Ausgelöst durch die Rezeption – Sie müssen eine Beschriftung, einen Titel und eine Übergangsfarbe angeben.
   Ausgelöst, wenn alle Bedingungen erfüllt sind – Keine weiteren Einstellungen erforderlich.
   Ausgelöst durch eine Integration – Sie müssen einen Titel angeben.
    

3. Wählen Sie den Zielzustand, zu dem die Transition führen soll.
    
4. Wählen Sie Erstellen.

Standard-Check-in-Flow

Der Standard-Check-in-Flow-Prozess ist unten dargestellt:



 

Weitere Artikel in diesem Abschnitt 

Check-in Flow Editor: Einstellungen und Aktionen (Einführung 2/4)

Check-in Flow Editor: Bedingungen (3/4)

Check-in Flow Editor: Detaillierte Erklärung des Standard-Check-in-Flows (Einführung 4/4)

Check-in Flow Editor: Beispielanwendungsfälle (Bonus)

Aktualisiert 27. April 2026 12:41