Eine der zentralen Konfigurationsoberflächen in der essentry Plattform ist der Check-in Flow Editor. Mit ihm können Sie steuern, wie Gäste, Auftragnehmer oder Mitarbeiter auf Ihr Gelände gelassen werden und wann ihnen Zutrittsrechte gewährt werden sollen.

Sie können den Check-in Flow Editor aufrufen, indem Sie in der Seitenleiste auf FIRMA > CHECK-IN FLOWS klicken.

Standardmäßig wird für jeden Standort, den Sie hinzufügen, automatisch ein Standard-Check-in-Flow generiert. Er kann durch das Präfix [GENERATED] identifiziert werden.

Neuen Check-in-Flow anlegen

1. Klicken Sie oben rechts auf +Neuer Check-in-Flow.
   
   
2. Vergeben Sie einen Namen für den Check-in-Flow
   
   
3. Wählen Sie den Genehmigungsprozess aus. Damit legen Sie fest, wer (alle, alle ohne zugewiesenen Gastgeber oder niemand) zur endgültigen Genehmigung an die Rezeption geleitet wird.
   
   
4. Wählen Sie aus, ob der Gast einen Gastgeber für sich selbst bestimmen kann.
   
   
5. Wählen Sie, ob die Gäste von einem Gastgeber abgeholt werden müssen. Falls aktiviert, erhält der Gastgeber eine Benachrichtigung per E-Mail, dass sein Gast angekommen ist.
   
   
6. Wenn die Abholung von Gästen aktiviert ist, können Sie auswählen, ob der Gastgeber die Option erhält, den Gast zu benachrichtigen, wie lange der Gastgeber braucht, um ihn abzuholen. Diese Option wird Teil der Benachrichtigungs-E-Mail sein, die der Gastgeber erhält.
   
   
7. Wählen Sie Erstellen

Check-in Flow Struktur

Der Check-in-Flow unterteilt sich in den Status und die Übergänge.

Der Status gibt an, in welchem Stadium des Check-in-Prozesses sich der Gast gerade befindet. Die Übergänge bestimmen, unter welchen Bedingungen der Gast von einem Status in den nächsten wechselt. Jeder Status kann mehrere Übergänge haben, die eine Vielzahl von Szenarien abdecken.

Der Status

Upcoming - Der Gast hat eine Einladung erhalten oder einen Check-in an einem Kiosk/iPad eingeleitet.

Pending - Der Gast hat die ersten Schritte am Kiosk/iPad abgeschlossen.

Host - Der Gastgeber/die Rezeption wurde über die Ankunft des Gastes informiert und muss den Gast zulassen oder abweisen.

Onsite - Der Gast hat den Check-in-Vorgang erfolgreich abgeschlossen und erhält eine Zugangsberechtigung (in Form einer Zugangskarte oder einer anderweitigen Authentifizierung).

Left - Der Gast hat ausgecheckt und seine Zugangsberechtigung wurde entzogen.

Rejected - Dem Gast wurde vom Gastgeber/Empfang der Zutritt verweigert und er erhielt keine Zugangsberechtigung.

Jeder Status verfügt über eine Reihe von Optionen, die individuell angepasst werden können.

Name - Kann beliebig umbenannt oder gelöscht werden.
Ausnahme: Upcoming Status kann nicht umbenannt oder gelöscht werden.

Sprache & Farbe - Wie der Status für jede Sprache angezeigt wird, kann hier geändert werden. Dem Status kann auch eine eigene Farbe zugewiesen werden, indem Sie auf das farbige Kästchen klicken.

Eingehender Auslöser - Hier können Aktionen konfiguriert werden, die ausgelöst werden sollen, wenn der Gast in diesen Zustand eintritt.

Ausgehender Auslöser - Hier können Aktionen konfiguriert werden, die ausgelöst werden sollen, wenn der Gast aus diesen Zustand austritt.

Einstellungen - Einstellungen für Gästeabholung und Zutrittskontrolle.

Eingehende Auslöser, ausgehende Auslöser und Einstellungen werden hier ausführlicher behandelt: Einstellungen und Aktionen   

Neuen Status Anlegen

1. Klicken Sie unten im Check-in-Flow-Editor auf Neuer Zustand.
   
   
2. Weisen Sie dem Status einen Titel, Beschriftungen und eine Farbe zu.
   
   
3. Wählen Sie, ob Sie die Abholung von Gästen aktivieren möchten.
   Wenn diese Option aktiviert ist, kann der Gastgeber angeben, wann er seine Gäste abholen wird. Diese Information wird dann an die Gäste gesendet und dem Empfangspersonal angezeigt.
   
   
4. Wählen Sie für die Zugangskontrolle aus, ob der Gast Keinen Zutritt, Zutritt in diesem Zustand oder Zutritt während des Termins erhalten soll.
   Wenn Sie Zutritt während des Termins wählen, können Sie auch angeben, wie lange vor und nach dem Termin Sie dem Gast Zutritt gewähren möchten.
   Gäste ohne Einladung erhalten eine Zutrittskarte, die für 12 Stunden nach dem Einchecken gültig ist.
   
   
5. Legen Sie fest, ob es sich um einen Endzustand handeln soll.
   Endzustände können keine ausgehenden Übergänge haben, und sobald sich ein Gast in einem dieser Zustände befindet, kann er nicht mehr in einen anderen Zustand wechseln.
   
   
6. Klicken Sie auf Erstellen.

Neue Zustände können nur erstellt werden, wenn der Check-in-Flow keinem Ort zugewiesen ist.

Die Übergänge

Jeder Übergang ist in 4 Abschnitte unterteilt.

Name & Beschriftung - Der Name des Übergangs, die Darstellung des Übergangs für jede Sprache und das benutzerdefinierte Farblabel können hier konfiguriert werden.
In diesem Abschnitt wird auch angezeigt, wie der Übergang ausgelöst wird. Auslöser können nicht geändert werden und müssen bei der Erstellung eines neuen Übergangs definiert werden.  

Zielzustand - Legt fest, in welchen Status der Gast eintritt, nachdem er den aktuellen Status verlassen hat.

Einstellungen - Hier können verschiedene Einstellungen und Bedingungen festgelegt werden.

Aktionen - Aktionen, die ausgelöst werden sollen, wenn der Gast aus diesem Übergang austritt, können hier konfiguriert werden.

Einstellungen und Aktionen werden hier ausführlicher behandelt: Einstellungen und Aktionen   

Neuen Übergang anlegen

1. Klicken Sie auf Neuer Übergang in dem Status, in dem Sie den Übergang hinzufügen möchten.
   
   
2. Wählen Sie den Typ des Übergangs, den Sie erstellen möchten:
   Ausgelöst zu oder nach einer bestimmten Zeit - Sie müssen einen Titel und die Tageszeit angeben.
   Ausgelöst durch ein Zutrittskontrollsystem - Sie müssen einen Titel und den ACS-Reader angeben, der dies auslösen soll.
   Ausgelöst durch Gast an einem Kiosk oder iPad - Sie müssen eine Beschriftung, einen Titel und eine Übergangsfarbe angeben und festlegen, ob und wie wiederkehrende Gäste identifiziert werden sollen (Nur für Übergänge im Status Pending).
   Ausgelöst durch Gastgeber nach Drücken einer Taste - Sie müssen eine Beschriftung, einen Titel und eine Übergangsfarbe angeben.
   Ausgelöst durch Gastgeber nach Scannen eines QR-Codes - Sie müssen eine Beschriftung, einen Titel und eine Übergangsfarbe angeben.
   Ausgelöst durch Rezeption - Sie müssen eine Beschriftung, einen Titel und eine Übergangsfarbe angeben.
   Ausgelöst, wenn alle Bedingungen erfüllt - Es sind keine weiteren Einstellungen erforderlich.
   Ausgelöst durch eine Integration - Sie müssen einen Titel angeben.
   
   
3. Wählen Sie den Zielzustand, zu dem der Übergang führen soll.
   
   
4. Klicken Sie auf Erstellen.

Standard Check-in Flow

Der standardmäßige Check-in-Flow-Prozess ist unten abgebildet:

Weitere Artikel in dieser Einführung

Check-in Flow Editor: Einstellungen und Aktionen (Einführung 2/4)

Check-in Flow Editor: Bedingungen (Einführung 3/4)

Check-in Flow Editor: Ausführliche Erklärung des Standard Check-in Flow (Einführung 4/4)

Check-in Flow Editor: Anwendungsbeispiele (Bonus)

Aktualisiert 4. September 2024 12:46