Standardmäßig unterscheidet unser System nicht zwischen Ihren Gästen, aber Sie können Ihren Check-in Flow leicht so einrichten, dass er dies tut.

Datenfeld

Sie müssen zunächst ein Datenfeld erstellen, welches diese Unterscheidung unterstützt.

Wählen Sie den Datenfeld-Typ Einzelne Option aus Liste.

Wählen Sie Option Hinzufügen (1) und erstellen Sie die drei verschiedenen Gasttypen.

Stellen Sie sicher, dass das unter Sichtbarkeit im Flow die Option Bei Terminerstellung sichtbar auf Schreiben (Pflichtfeld) (2) gesetzt ist, damit allen eingeladenen Gäste vom Ersteller des Termins ein Typ zugeordnet werden muss.

Als Nächstes müssen Sie das Datenfeld mindestens einem Übergang in jedem Status (1) zuordnen, damit das Label in der Detailansicht der Rezeption für jeden Zustand, den der Gast durchläuft, sichtbar ist.

Eine ausführliche Erklärung finden Sie im folgenden Artikel:
Bietet essentry Nutzern die Möglichkeit, Notizen, besondere Anweisungen oder wichtige Informationen für den Umgang mit Gästen hinzuzufügen (z.B. Begleitung, VIP)?

Zuletzt erstellen wir im Status Upcoming Übergänge für jeden Gast-Typ und konfigurieren sie wie unten beschrieben.

Besucher

Besucher leiten den Check-in-Prozess an einem Kiosk oder iPad ein (1) und werden in den Status Host (2) versetzt, sobald sie die Check-in-Anforderungen erfüllt haben.

Der Besucher muss die erforderlichen Compliance-Dokumente (3) bestätigen, den Trusted ID Check (4) durchführen und die Bedingungen Has Invitation = True und Has custom field: Guest Type = Visitor (5) erfüllen.

Wiederkehrende Besucher können anhand ihres Namens und Geburtsdatums identifiziert werden (6) und haben eine Karenzzeit (7) von 30 Minuten vor dem Termin.

Das System benachrichtigt den Gastgeber und den Terminersteller (8) per E-Mail über die Ankunft des Besuchers.

Für den Besucher wird ein Namensschild (9) gedruckt und auf dem Kiosk/iPad wird eine benutzerdefinierte Nachricht (10) angezeigt, die den Besucher auffordert, sich zur Rezeption zu begeben und auf die Abholung zu warten.

Unternehmer

Unternehmer leiten den Check-in-Prozess an einem Kiosk oder iPad (1) ein und werden in den Status Onsite (2) überführt, sobald sie die Check-in-Anforderungen erfüllt haben.

Der Unternehmer muss die erforderlichen Compliance-Dokumente (3) bestätigen, den Trusted ID Check (4) durchführen und die Bedingungen Has Invitation = True und Has custom field: Guest Type = Contractor (5) erfüllen.

Wiederkehrende Unternehmer können anhand ihres Namens und Geburtsdatums identifiziert werden (6) und haben eine Karenzzeit (7) von 15 Minuten vor dem Termin.

Der Kiosk gibt eine RFID-Karte (8) an den Unternehmer aus, mit der er den Standort betreten kann.

Mitarbeiter

Die Mitarbeiter leiten den Check-in-Prozess an einem Kiosk oder iPad ein (1) und wechseln in den Status Onsite (2), sobald sie die Check-in-Anforderungen erfüllt haben.

Der Mitarbeiter muss den Trusted ID Check (3) durchführen und die Bedingung Has custom field: Guest Type = Employee (4) erfüllen.

Für wiederkehrende Besuche können die Mitarbeiter durch Name und Geburtsdatum identifiziert werden (4).

Da die Mitarbeiter in der Regel ihre eigene permanente RFID-Karte haben, wird hier keine ausgegeben.

Die oben beschriebenen Gästetypen und Einstellungen sind nur ein Beispiel und können nach Bedarf konfiguriert werden. Sollten Sie Fragen zur Konfiguration haben, wenden Sie sich bitte an das essentry-Supportteam.

Bedingungen

Wie bereits erwähnt, wurde jedem Übergang für jeden Gästetyp die Bedingung Has custom field = Guest Type hinzugefügt. Indem wir die Bedingung auf diese Weise hinzufügen und angeben, welche Gästetypenbezeichnung für den Übergang erforderlich ist, können wir verhindern, dass Gäste eines bestimmten Typs durch den falschen Übergang geschleust werden.

Aktualisiert 8. August 2024 09:06