Wichtiger Hinweis: Die Namen und Farben der Zustände können individuell angepasst werden. Ebenso kann die Gastgeber-Abholung auch in einem separaten Gastgeber-Zustand stattfinden und nicht in Ausstehend.

Demnächst

Im Zustand Demnächst sieht man in dieser Konfiguration 5 verschiedene Reiter im Gästeprofil:

Zusammenfassung

In der Zusammenfassung findet man eine kompakte Übersicht über den Gastgeber, sowie den Termin, für den der Gast eingeladen wurde.

Gastdaten:

In den Gastdaten findet man eine detailliertere Übersicht zu dem eingeladenen Gast.

Gastgeber & Termin:

Unter Gastgeber & Termin sieht man die Details zu dem Gastgeber, dem Terminersteller und dem Termin. Gastgeber und Terminersteller können unterschiedlich sein, da z.B. eine Assistenz für Vorgesetzten einen Termin erstellen kann und diesen in der Terminerstellung als Gastgeber hinterlegen kann.

Compliance:

In dem Reiter Compliance findet man eine Übersicht über alle Compliance Dokumente, welche der Gast noch abschließen muss, oder welche schon abgeschlossen wurden. Wenn die Compliance Dokumente noch nicht abgeschlossen wurden, befindet sich ein orangenes Ausrufezeichen vor dem Compliance Reiter. Sollten alle abgeschlossen sein, ändert sich das orangene Ausrufezeichen auf einen grünen Haken.

Aktivitätsprotokoll:

Im Aktivitätsprotokoll findet man eine Übersicht über die verschiedenen Schritte, welche der Gast durchlaufen hat, z.B.:

• Einladung erstellt
• Check-in am Kiosk
• Bestätigt durch Rezeption
• Kartenzuweisung durch Rezeption oder Kiosk
• Checkout

Ausstehend

Gast muss vom Gastgeber abgeholt werden

Falls der Gast durch den Gastgeber abgeholt werden muss, wird der Gast nicht in den Vor Ort Status verschoben, sondern bleibt im Ausstehend Zustand. Hier muss manuell bestätigt werden, dass der Gast abgeholt wurde. Erst nach Klicken auf den Abholung bestätigen Button erreicht der Gast den Vor Ort Zustand. Dies kann je nach Konfiguration auch durch den Gastgeber selbst am Handy durchgeführt werden.

Gast hat den Trusted ID Check nicht bestanden

Falls der Gast den Trusted ID Check nicht bestanden hat, findet sich ein rotes Ausrufezeichen links vor dem Trusted ID Reiter. Rechts in der Detailansicht sieht man, warum das Dokument nicht erfolgreich verifiziert werden konnte. Einer oder mehrere der unten aufgezeigten Fehler können auftreten.

Gast hat der Identitätsverifikation nicht zugestimmt

Falls der Gast der Identitätsverifikation nicht zustimmt, sieht man in dem Reiter Zusammenfassung, dass der Trusted ID Check übersprungen wurde, da die Zustimmung zur Datenverarbeitung abgelehnt wurde. Falls dies der Fall ist, muss die Rezeption den Gast manuell überprüfen. Falls erfolgreich, kann der Gast über den “Bestätigen” Button eingecheckt werden.

Dokument ist gültig, jedoch mit Warnungen

Es kann vorkommen, das kleinere Fehler auftreten, die zwar nicht zu einem fehlgeschlagenen Trusted ID führen, aber dennoch mit einem orangenen Ausrufezeichen versehen sind. In dem unten beigefügten Beispiel liegt es daran, dass das Ausweisdokument abgelaufen ist. Weitere häufige Ursachen sind ein Mittelname im Ausweisdokument oder dass ein Buchstabe im Namen falsch geschrieben wurde.

Vor Ort

Bei einem erfolgreichen Check-in landet der Gast in dem Vor Ort Zustand in der Rezeptionsansicht. Dies passiert nur, wenn die Identität des Gastes erfolgreich verifiziert werden konnte und der Gast einen gültigen Termin hat.

Zutrittskontrolle

Der Reiter Zutrittskontrolle ist nur sichtbar, wenn eine Integration mit dem Zutrittskontrollsystem vorhanden ist.
In dem Reiter Zutrittskontrolle sieht man, welche Zutrittskarte dem Gast zugewiesen wurde und welche Zutrittsprofile für den Gast hinterlegt worden sind. Die Zutrittskarte wird entweder über den Kiosk oder manuell über die Rezeption ausgegeben. Die Zutrittsprofile werden in der Regel mit der Einladung übertragen oder als Standardprofil hinterlegt und müssen dadurch nicht von der Rezeption gesetzt werden.

Vergangenheit

Nachdem ein Gast ausgecheckt wurde, landet er im Status Vergangenheit. Die Gäste, die in diesem Zustand sind, sind grau hinterlegt. Alle Datenkategorien, wie z.B. Compliance und Gastdaten sind weiterhin sichtbar, können aber nicht mehr bearbeitet werden.

Abgelehnt

Falls ein Gast abgelehnt wird, landet er ebenfalls im Status Vergangenheit. Dieser Gast ist jedoch rot hinterlegt, um klar zu markieren, dass er abgelehnt wurde.

Aktualisiert 5. September 2024 13:11