Ihr Vermieter nutzt essentry, um Gäste, die Ihr Unternehmen besuchen, zu verwalten, zu authentifizieren und einzuchecken.
essentry ermöglicht Ihnen Gäste einzuladen, über deren Ankunft informiert zu werden und ihnen Zutrittsrechte zu Ihren Büros zu gewähren.
Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über die Funktionen, die Ihnen als Mieter zur Verfügung stehen.
Allgemeine Firmeneinstellungen
Unter Firma > Allgemein können Sie ein benutzerdefiniertes Logo für Ihr Unternehmen hochladen, das auf dem essentry Kiosk angezeigt werden soll, sowie eine Button- und Hintergrundfarbe. Weiterführend können Sie E-Mail-Benachrichtigungen für das gesamte Konto aktivieren oder deaktivieren.
Mitarbeiter Verwalten
Ihre Mitarbeiter müssen vorab eingeladen werden, damit sie essentry nutzen können, um Gäste einzuladen. Sie können neue Mitarbeiter im Bereich Firma > Mitarbeiter des Dashboards einladen.
Eine ausführliche Anleitung, wie Sie Mitarbeiter einladen und ihnen Benutzerrollen zuweisen können, finden Sie hier.
Weitere Informationen zu Benutzerrollen finden Sie in diesem Artikel.
Kontakte Verwalten
Ein wesentlicher Bestandteil von essentry ist das Einladen und Verwalten von Gästen.
Sie können neue Gästekontakte im Bereich Kontakte in der Seitenleiste erstellen. Hier können Sie Kontakte einzeln hinzufügen sowie bestehende Kontakte bearbeiten oder löschen. Das Hinzufügen von neuen Kontakten kann auch direkt während der Terminerstellung erfolgen.
Kontakte sind immer accountgebunden und nicht global für alle Mitarbeiter verfügbar.
Weitere Informationen finden Sie in den nachstehenden Artikeln:
Kontakte anlegen und verwalten
Mehrere Gäste gleichzeitig hochladen
Gäste Einladen
Über das essentry Dashboard können Sie einen oder mehrere Gäste zu einem Besuch in Ihrem Unternehmen einladen, indem Sie einen Termin anlegen. Eingeladene Gäste werden über eine von essentry generierte E-Mail über ihren bevorstehenden Termin benachrichtigt. Sie können Termine im Bereich Termine in der Seitenleiste erstellen.
Je nachdem, welche Einstellungen Ihr Vermieter gewählt hat, erhalten Ihre Gäste einen QR-Code für den Check-in am Kiosk, in ihrer ersten E-Mail oder in einer separaten E-Mail, nachdem sie den Online-Check-in abgeschlossen haben.
Unabhängig davon werden die Gäste immer aufgefordert, den Online-Check-in auszufüllen, in dem sie zusätzliche Informationen zu ihrer Person angeben, benutzerdefinierten Felder ausfüllen und die erforderlichen Compliance-Dokumente absolvieren können.
Dies erspart Ihren Gästen Zeit und Mühe beim Check-in vor Ort.
Einen detaillierten Überblick, wie Sie Termine erstellen und Gäste einladen können, finden Sie hier.
Datenfelder
Datenfelder werden verwendet, um Informationen über Ihre Gäste hinzuzufügen, z. B. ob die Gäste an der Rezeption abgeholt werden müssen, wie deren Kfz-Kennzeichen lautet oder ob sie begleitet werden müssen.
Es gibt viele verschiedene Arten von Datenfeldern, die Sie für Ihre Gäste erstellen können. Wie Sie Datenfelder erstellen und welche Arten es gibt, erfahren Sie in diesem Artikel.
Sie können zwar selbst benutzerdefinierte Felder erstellen, müssen aber Ihren Vermieter bitten, sie dem Check-in-Flow zuzuweisen, der für Ihren Standort verwendet wird.
Compliance-Dokumente
Compliance-Dokumente werden in erster Linie verwendet, um sicherzustellen, dass Ihre Gäste auf wichtige Sicherheitshinweise aufmerksam gemacht werden oder erforderliche Dokumente, wie z. B. Vertraulichkeitsvereinbarungen, unterzeichnen, bevor sie vor Ort eintreffen.
Der Inhalt dieser Dokumente kann von Ihnen frei gestaltet werden, um Ihren individuellen Bedürfnissen gerecht zu werden.
In diesem Artikel finden Sie eine ausführliche Anleitung, welche Arten von Compliance Dokumenten es gibt und wie Sie sie erstellen können.
Sie können die Compliance Dokumente zwar selbst erstellen, müssen aber Ihren Vermieter bitten, sie dem für Ihren Standort verwendeten Check-in-Flow zuzuordnen.
Cloud-Integrationen
essentry bietet die Möglichkeit, verschiedene Cloud-Integrationen zu nutzen, um Termine zu erstellen, Gäste einzuladen oder Mitarbeiter außerhalb des essentry Dashboards zu verwalten. Gastgeber-Benachrichtigungen auch über unsere Microsoft Teams empfangen.
Weitere Informationen zu diesen Themen finden Sie in den folgenden Artikeln:
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