Gastgeberbenachrichtigungen dienen dazu, Ihre Mitarbeiter über die Ankunft ihrer Gäste zu informieren. Standardmäßig wird nur der Gastgeber benachrichtigt, jedoch lässt sich diese Funktion flexibel anpassen, um weitere Anwendungsfälle abzudecken.

Gastgeber können die Rezeption beispielsweise über ihre Ankunftszeit informieren, um den Gast abzuholen, und/oder sie können den Gast ohne Zutun des Empfangspersonals in einen anderen Zustand (Vor Ort) verschieben, um z.B. das Zutrittsmedium zu aktivieren.

Gastgeberbenachrichtigungen werden per E-Mail verschickt, können aber auch über Microsoft Teams empfangen werden, wenn der Benutzer die Teams-Integration aktiviert hat.

Einfache Gastgeberbenachrichtigung

Die einfache Gastgeberbenachrichtigung kann durch das Hinzufügen der Aktion Benachrichtigung an Gastgeber und Terminersteller im Check-in Flow aktiviert werden. Sobald sie aktiviert ist, wird der Gastgeber per E-Mail und/oder Microsoft Teams-Benachrichtigung informiert.

Bestätigung der Abholung durch den Gastgeber

Eine optionale Einstellung, die aktiviert werden kann, ermöglicht es dem Gastgeber, die Abholung des Gastes über einen Link in der Gastgeberbenachrichtigung zu bestätigen und den Gast damit z.B. vom Zustand Host in den Zustand Onsite zu verschieben und somit sein Zutrittsmedium zu aktivieren.

Diese Einstellung ist standardmäßig aktiviert. Überprüfen Sie, ob der Übergang Confirm Pickup im Zustand Host existiert. Der Übergangstyp ist Ausgelöst durch Gastgeber nach Drücken einer Taste.

Wenn Sie Gäste verwalten wählen, wird der Gastgeber auf eine Webseite weitergeleitet, auf der er bestätigen kann, dass er den Gast abgeholt hat. Durch diese Aktion wird der Gast in den definierten Zustand verschoben.

Ungefähre Abholzeit vom Gastgeber erfragen

Sie können zusätzlich eine Option aktivieren, die es dem Gastgeber ermöglicht, eine Rückmeldung darüber zu geben, wie lange es dauert, bis er an der Rezeption eintrifft, um seine Gäste abzuholen.

Diese Option kann in den Einstellungen für den jeweiligen Zustand des Gastes aktiviert werden, nachdem dieser den Check-in am Kiosk vorerst abgeschlossen hat. Je nach Konfiguration Ihres Check-in-Prozesses kann dieser Zustand variieren. Standardmäßig wird der Zustand Host verwendet.

Die Einstellung, die dafür aktiviert werden muss, heißt Gästeabholung.

Nach der Aktivierung erhält der Gastgeber folgende Benachrichtigung:

Ausführlichere Anweisungen zur Bearbeitung des Check-in Flows finden Sie in diesem Artikel.

Aktualisiert 19. September 2024 23:16