Datenfelder sind ein zentrales Bauelement in essentry. Sie ermöglichen es Organisationen, strukturierte Informationen über Gäste, Termine und Besuche zu erfassen, zu speichern und anzuzeigen – sowohl bei der Terminerstellung als auch während des gesamten Check-in-Prozesses (online und vor Ort).

Übersicht der Datenfeldtypen

essentry unterstützt die folgenden Datenfeldtypen:

1. Einzeiliger Text

2. Mehrzeiliger Text

3. Ja/Nein-Frage

4. Einzelauswahl aus Liste

5. Mehrfachauswahl aus Liste

6. Tabelle mit mehreren Zeilen

7. Dateianhang zum Download

Jeder Typ wird im Folgenden ausführlich erläutert.

1. Einzeiliger Text

Beschreibung

Ein einfaches Texteingabefeld für kurze, unstrukturierte Informationen.

Häufige Anwendungsfälle

• Fahrzeug-Kennzeichen

• Namensüberschreibung auf dem Ausweis

• Telefonnummer 

• Interne Referenznummern

• Geräte-ID oder Liefernummer

Beispielkonfiguration

• Titel: Kennzeichen

• Typ: Einzeiliger Text

• Termin-Sichtbarkeit: Optional beschreibbar bei Terminerstellung

• Gast-Sichtbarkeit: Sowohl online als auch vor Ort

• Rezeptionsbereich: Zusätzliche Informationen

Darstellung

• Als einzelne Eingabezeile beim Online- oder Kiosk-Check-in

2. Mehrzeiliger Text

Beschreibung

Ein größeres Textfeld für längere, frei eingegebene Informationen.

Häufige Anwendungsfälle

• Beschreibung des Besuchszwecks

• Sicherheitsrelevante Hinweise

• Interne Kommentare für Rezeption oder Sicherheit

• Besondere Zugangsanweisungen

Beispielkonfiguration

• Titel: Besuchszweck

• Typ: Mehrzeiliger Text

• Termin-Sichtbarkeit: Pflichtfeld bei Terminerstellung

• Rezeptionsbereich: Gast

Darstellung

• Als größeres Textfeld bei der Terminerstellung oder beim Online-Check-in

• Als formatierter Text in der Rezeptions-Detailansicht angezeigt

3. Ja/Nein-Frage

Beschreibung

Ein boolesches Feld (wahr/falsch) Feld, dargestellt als Ja/Nein-Auswahl.

Häufige Anwendungsfälle

• „Begleitung erforderlich?“

• „Sicherheitsunterweisung abgeschlossen?“

• „Gefährliche Stoffe mitgeführt?“

• „IT-Zugang benötigt?“

Beispielkonfiguration

• Titel: Gefahrengut transportiert?

• Typ: Ja/Nein-Frage

• Gast-Sichtbarkeit: Sowohl online als auch vor Ort

• Rezeptionsbereich: Gast

Darstellung

• Als Ja/Nein-Umschalter oder Schaltflächen für Gäste

• Deutlich sichtbar in der Rezeptions-Detailansicht

• Kann in Check-in-Flow-Bedingungen verwendet werden (z. B. um begleitete Besucher anders zu führen)

4. Einzelauswahl aus Liste

Beschreibung

Ein Dropdown-Menü, bei dem genau eine Option ausgewählt werden kann.

Häufige Anwendungsfälle

• Besuchertyp (Besucher, Dienstleister, Auditor)

• Zu besuchende Abteilung

• Zutrittslevel-Auswahl

• Besuchsgrund (vordefiniert)

Beispielkonfiguration

• Titel: Besuchertyp

• Typ: Einzelauswahl aus Liste

• Optionen: Besucher, Dienstleister, Mitarbeiter

• Termin-Sichtbarkeit: Optional

• Rezeptionsbereich: Gast

Darstellung

• Dropdown-Menü beim Check-in

• Deutlich beschrifteter Wert in Rezeptionsansicht und im Gästelog

5. Mehrfachauswahl aus Liste

Beschreibung

Ermöglicht die Auswahl von einer oder mehrerer Optionen aus einer vordefinierten Liste.

Häufige Anwendungsfälle

• Zu betretende Bereiche

• Mitgebrachtes Equipment

• Benötigte Dienstleistungen (IT-Support, Laborzugang, Schulung)

• Sicherheitsbestätigungen

Beispielkonfiguration

• Titel: Zugangsbereiche

• Typ: Mehrfachauswahl aus Liste

• Optionen: Büro, Labor, Rechenzentrum, Konferenzraum

• Termin-Sichtbarkeit: Optional beschreibbar

• Rezeptionsbereich: Zusätzliche Informationen

Darstellung

• Als auswählbare Tags oder Checkboxen

• Mehrfachauswahl sichtbar in der Rezeptions-Detailansicht

6. Tabelle mit mehreren Zeilen

Beschreibung

Eine strukturierte Tabelle, die es Benutzern ermöglicht, mehrere Datenzeilen hinzuzufügen.

Häufige Anwendungsfälle

• Gerätelisten

• Lieferinhalte

• Von Dienstleistern mitgebrachte Werkzeuge

• Fahrzeugflotten oder Lieferungen

Beispielkonfiguration

• Titel: Geräteliste

• Typ: Tabelle mit mehreren Zeilen

• Spalten:

  • Gerätename (Text, Pflichtfeld)

  • Seriennummer (Text, optional)

  • Genehmigt (Ja/Nein, Pflichtfeld)

• Zeilenlimit: Optional (z. B. 5 Zeilen)

Darstellung

• Als dynamische Tabelle, in die Benutzer Zeilen einfügen können

• Jede Zeile wird gespeichert und ist in der Rezeptions-Detailansicht sichtbar

• Vollständig exportierbar

7. Dateianhang zum Download

Beschreibung

Ermöglicht Benutzern das Hochladen von Dateien, die später vom Personal heruntergeladen werden können.

Häufige Anwendungsfälle

• Versicherungsnachweise

• Sicherheitsdokumente

• Zugangsgenehmigungen

• Arbeitserlaubnisse

Beispielkonfiguration

• Titel: Versicherungsnachweis

• Typ: Dateianhang zum Download

• Erlaubte Formate: PDF, DOCX, JPG

• Gast-Sichtbarkeit: Nur online

• Löschrichtlinie: Optionale automatische Löschung nach X Tagen

Darstellung

• Upload-Button beim Online-Check-in

• Download-Link in der Rezeptions-Detailansicht

• Datei im Audit-Export enthalten

Wichtige Hinweise zur Konfiguration

• Ein Datenfeld muss in mindestens einem Check-in-Flow oder Rezeptionsbereich verwendet werden, um bei der Terminerstellung zu erscheinen.

• Optionen in listenbasierten Feldern können nach Verwendung nicht gelöscht, sondern nur deaktiviert werden.

• Datenfelder können referenziert werden in:

  • Check-in-Flow-Bedingungen

  • Automatisierten Aktionen

  • API-Integrationen

• Optionale Löschrichtlinien helfen, Datenminimierung und Datenschutzkonformität durchzusetzen.

Zusammenfassung

Datenfelder verleihen essentry Flexibilität:

• Sie passen die Plattform an Ihre Sicherheits-, Compliance- und Betriebsanforderungen an

• Sie ermöglichen Automatisierung, Routing und Reporting

• Sie gewährleisten strukturierte, auditierbare Datenerfassung

Durch die Wahl des passenden Datenfeldtyps für jede Anforderung können Organisationen hoch effiziente und konforme Besucherprozesse gestalten.

Aktualisiert 29. Januar 2026 16:42