Wie verwalte ich ankommende Gäste?

Als Rezeptionist ist es Ihre Aufgabe Gäste vor Ort mit Hilfe von essentry zu verwalten. Hierfür gibt es im Dashboard den Menüpunkt Rezeption. Im Abschnitt "Ausstehend” innerhalb der Rezeptionsansicht sehen Sie alle Gäste, die sich bereits angemeldet haben, aber noch nicht von Ihnen bestätigt wurden.

Um mehr Informationen über einen Gast einzusehen, klicken Sie bitte auf die jeweilige Zeile. In dieser Detail-Ansicht können Sie den Gast außerdem genehmigen oder ablehnen.

Wenn Sie auf "Ablehnen" klicken, wird dieser Gast abgelehnt und muss sich erneut anmelden. Zu Ihrer Sicherheit und um Fehler zu vermeiden, müssen Sie diese Aktion nochmal in einem Popup bestätigen.

Wenn Sie auf "Genehmigen" klicken, wird dem Gast der Zutritt zum Gelände genehmigt. Hierbei müssen Sie unter Umständen noch ein paar Daten vervollständigen. Falls dies der Fall ist, öffnet sich automatisch eine Detail-Ansicht und die noch fehlenden Felder werden markiert.

Falls das System keine Einladung für den Gast finden kann, so ist kein Gastgeber ausgewählt. Falls Sie einen Gastgeber auswählen müssen, werden Sie vor dem Genehmigen automatisch dazu aufgefordert. In diesem Fall müssen Sie den Gastgeber auf der linken Seite der Detailansicht über das Suchfeld suchen und auswählen.  

Falls Sie nicht dazu aufgefordert werden, einen Gastgeber anzugeben, ist ein Genehmigen auch so möglich. In diesem Fall prüfen Sie bitte ggf. in einem anderen System oder bei der zuständigen Person, ob der Gast gemäß den Regelungen an Ihrem Standort Zutritt erhalten darf.

Nachdem Sie alle Informationen eingetragen haben, klicken Sie in der Detailansicht auf "Genehmigen". Wenn alle benötigten Daten eingetragen wurden, wird die Detailansicht geschlossen und der Gast rutscht automatisch in den Bereich "Vor Ort".

Falls Sie mehrere Standorte bedienen oder andere Aufgaben haben, wählen Sie bitte zunächst den Standort aus, an dem Sie arbeiten. Danach wählen Sie den Abschnitt "Rezeption" aus.

Gleiches gilt auch für mehrere Eingänge. Diese wählen Sie rechts oberhalb der Gästeliste aus.