Um Gäste besser und effizienter verwalten zu können, ist es sinnvoll, diese vorher über essentry einzuladen. Dadurch wird ein Termin erstellt und Sie erhalten automatisch Benachrichtigungen, wann Ihre Gäste ankommen.

Für Ihre Gäste wird der Check-In vor Ort ebenfalls einfacher, da sie bereits ihre Informationen vorher eingeben und dann vor Ort mit einem QR-Code einchecken können.

Einladen per Google / Outlook

Sie müssen die Einladungen nicht über essentry verwalten. Falls Sie oder Ihre Firma Ihren Kalender über Google oder Microsoft Outlook verwalten, können Sie eine Integration mit essentry verwenden. Dadurch werden die Gäste von dem externen Dienst automatisch in essentry eingeladen, wenn Sie den Termin markieren.

Mehr Informationen dazu finden Sie hier: Integration mit Microsoft Outlook & Integration mit Google Calendar

Einladen per essentry Dashboard

Navigieren Sie im essentry Dashboard zunächst zu "Termine". Hier sehen Sie eine Liste aller anstehenden und bereits abgelaufenen Termine, die Sie erstellt haben. Sie können auf die einzelnen Einträge klicken, um mehr Informationen zu erhalten.

Um einen neuen Termin zu erstellen, klicken Sie auf "+ Neuer Termin". Im Anschluss müssen Sie einen Namen, das Datum und die Start- und Endzeit für diesen Termin eingeben. Sobald Sie diese Informationen eingetragen haben, klicken Sie auf "Weiter".

Sie können in diesem Schritt auch den Standort für diesen Termin verändern.

Im nächsten Schritt können Sie Ihre Gäste einladen. Dazu können Sie nach bereits bestehenden Kontakten suchen oder einen neuen Kontakt anlegen. Sie können beliebig viele Gäste für einen Termin einladen. Klicken Sie anschließend auf "Weiter".

Im letzten Schritt sehen Sie eine Zusammenfassung des Termins. Wenn alle Daten korrekt sind, klicken Sie auf "Einladung senden". Daraufhin erhalten alle von Ihnen gewählten Gäste eine E-Mail von essentry in der die weiteren Schritte erklärt werden. Der Termin ist jetzt fertig erstellt.

Sollten Sie den Einladungsprozess abbrechen wollen, können Sie dies jeder Zeit über den Button "Löschen" tun. Dabei werden sämtliche Informationen der Einladung unwiderruflich gelöscht. Sollten Sie die Einladung abspeichern und nicht versenden wollen, wählen Sie die Option "Speichern und beenden". 

Aktualisiert 3. April 2023 13:47