Bei der initialen Einrichtung werden Sie vermutlich sehr viele Benutzer anlegen müssen. Um Ihnen dies zu erleichtern, können Sie bei essentry eine Liste von Mitarbeitern ins System importieren und als Benutzer anlegen.

Wie muss die Liste der Mitarbeiter aussehen

Sie benötigen für den Import eine Liste von Mitarbeitern im .xlsx - oder .csv -Format (siehe Anhang). Vergeben Sie den einzelnen Spalten Namen und achten Sie darauf, dass für jeden Mitarbeiter eine E-Mail-Adresse eingetragen ist. Spalten, die für essentry nicht relevant sind, können Sie trotzdem im Dokument lassen - diese werden beim Import einfach ignoriert.

Jeder Import ist immer für einen Standort und eine Benutzerrollen (zB. Admin, Rezeptionist). Deshalb sollten Sie die Listen auch in diese Gruppen aufteilen

Wie importiere ich die Liste?

Um diese Liste von Mitarbeitern zu importieren, gehen Sie im Dashboard auf "FIRMA" und dann auf "MITARBEITER". Klicken Sie dann oberhalb der Liste auf "Importieren".

Wählen Sie im nächsten Schritt die Liste Ihrer Mitarbeiter aus. Legen Sie die Rolle fest, welche die Mitarbeiter ausüben sollen. Stellen sie auch den Standort ein, zu welchem die Mitarbeiter zugeordnet werden sollen. Klicken Sie danach auf "Datei hochladen".

Sobald die Datei verarbeitet wurde, sehen Sie die Liste der Spalten aus dieser Datei auf der linken Seite. Diese Felder müssen Sie jetzt den benötigten Feldern von essentry zuweisen: Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse.

Wählen Sie die jeweiligen Felder aus, sodass mindestens die E-Mail-Adresse zugewiesen ist. Klicken Sie anschließend auf "Weiter". 

Die Daten werden erneut verarbeitet und Sie erhalten eine Übersicht über die neuen Mitarbeiter. Falls ein Mitarbeiter bereits angelegt ist, wird Ihnen dieser rot in der Liste angezeigt. Sie erhalten auch eine Übersicht darüber, wie viele Mitarbeiter angelegt werden. Wenn Sie mit der Liste zufrieden sind, klicken Sie auf "X Mitarbeiter importieren".

Die Mitarbeiter werden nun angelegt und zu Ihrer Firma bei essentry eingeladen.

• essentry guest import.xlsx9 kB

Aktualisiert 25. Juli 2024 12:51