Es gibt verschiedene Arten von Benachrichtigungen, die essentry an Sie und Ihre Mitarbeiter verschickt.

Gast Check-in Benachrichtigungen

Gast Check-in Benachrichtigungen informieren Sie über Gäste, die eingecheckt haben. Diese Einstellungen können von Superadmins in den Kommunikationseinstellungen für jeden Standort separat angepasst werden.

Um diese Einstellungen zu ändern, stellen Sie sicher, dass Sie den richtigen Standort oben in der Seitenleiste ausgewählt haben. Klicken Sie dann auf Aktueller Standort > Kommunikation.

Je nach Einrichtung Ihres Standorts können Gäste ankommen und einchecken, ohne eine Einladung zu erhalten. Die Gäste können dann Ihr Unternehmen als Gastgeber wählen, ohne einen bestimmten Mitarbeiter auszuwählen.

In diesem Fall kann essentry Ihre ausgewählten Ansprechpartner über Gäste ohne Einladung benachrichtigen, die abgeholt werden müssen. Sie können die aktuelle Standardkontaktperson für den Standort auf dieser Seite sehen.

Sie können die Ansprechpartner für Ihre Standorte jederzeit hinzufügen und entfernen.

Um einen Mitarbeiter hinzuzufügen, klicken Sie einfach auf seinen Namen in der linken Liste. Mitarbeiter, die diesem Standort bereits zugewiesen sind, sind in der Liste ausgegraut und werden rechts angezeigt.

Um einen Mitarbeiter aus dem Standort zu entfernen, klicken Sie auf seinen Namen in der rechten Liste.

Um Ihre Änderungen zu übernehmen, klicken Sie auf die Speichern.

Wenn keine Standardkontaktperson eingerichtet ist, müssen Gäste, die ohne einen bestimmten Gastgeber einchecken, von der Rezeption weiter bearbeitet werden.

Sie können auch Ihr Slack-Konto unter Ihre Daten > Integrationen verknüpfen, um Gast Check-in Benachrichtigungen über diesen Kanal zu erhalten.

QR-Code Einstellungen für Gästeeinladungen

Sie können entscheiden, ob der Check-in QR-Code in der ersten Einladungs E-Mail an Ihre Gäste gesendet werden soll oder ob er in einer separaten E-Mail folgen soll, nachdem der Gast die Pre-Check-in Schritte online abgeschlossen hat.

Um dies zu konfigurieren, wählen Sie erneut den Standort oben in der Seitenleiste aus und navigieren zu Aktueller Standort > Kommunikation.

Unter der Überschrift E-Mail-Vorlagen können Sie die Option QR-Code ein- oder ausschalten.

Sie mögen feststellen, dass unter dieser Überschrift auch Optionen für E-Mail-Vorlagen vorhanden sind. Standardmäßig ist nur eine Vorlage auswählbar. Bitte kontaktieren Sie unseren Support, um weitere Vorlagen zur Verfügung gestellt zu bekommen.

Benachrichtigung an Gastgeber über die Erstellung eines Termins

Sie können aktivieren, dass E-Mail Benachrichtigungen an den Gastgeber gesendet werden, wenn ein neuer Termin erstellt wird und ob ein Link zum Bearbeiten des Termins enthalten sein soll.

Um dies zu aktivieren, navigieren Sie zu Firma > Check-in-Flows und wählen Sie den gewünschten Check-in-Flow aus.

Klicken Sie auf Check-in Flow Bearbeiten und scrollen Sie nach unten zu Andere Einstellungen.

Hier können Sie für die Termin-Erstellungsbestätigung die Optionen Senden Mit Bearbeitungsoption, Senden Ohne Bearbeitungsoption oder Nicht Senden festlegen.

Alle E-Mail Benachrichtigungen deaktivieren

Unabhängig von allen anderen Benachrichtigungseinstellungen haben Sie die Möglichkeit, alle E-Mail-Benachrichtigungen für Gäste und Mitarbeiter für das gesamte Konto zu deaktivieren. Dies kann nützlich sein, wenn Sie Tests im System durchführen.

Um diese Einstellung vorzunehmen, navigieren Sie zu Firma > Allgemein und scrollen Sie nach unten zu E-Mails Deaktivieren.

Fehler und Warnungen

Eine ausführliche Anleitung finden Sie im Artikel Benachrichtigungen bei Fehlern oder Warnungen erstellen.

Aktualisiert 10. Juli 2024 10:44