Compliance-Dokumente sind ein wichtiger Bestandteil, um sicherzustellen, dass Ihre Gäste über wichtige oder notwendige Informationen unterrichtet sind, sowie eine bequeme Möglichkeit, um sicherzustellen, dass NDAs und andere Dokumentationen von Ihren Gästen vor oder bei ihrer Ankunft an Ihrem Standort unterzeichnet werden.

Da es möglicherweise nicht notwendig ist, dass Ihre Gäste diese Compliance-Dokumente bei jedem Besuch ausfüllen, bietet essentry eine einfache und bequeme Möglichkeit, Compliance-Daten für Ihre Gäste zu verwalten und zu speichern.

Ablaufdatum des Dokuments

Wenn Sie ein Compliance-Dokument erstellen oder bearbeiten, können Sie angeben, wie lange das Dokument nach der Unterzeichnung gültig bleibt. essentry nutzt diese Information und kann Ihre Gäste identifizieren und verlangt nicht von ihnen, Compliance-Dokumente erneut auszufüllen, die sie bereits zuvor abgeschlossen haben, solange diese nicht abgelaufen sind.

Sie können den Zeitraum bis zum Ablauf eines abgeschlossenen Compliance-Dokuments frei bestimmen, indem Sie die Anzahl der Tage anpassen und auf Übernehmen klicken. 

Wiederkehrende Gäste

Einstellungen zur Identifizierung von wiederkehrenden Gästen können im Check-in-Flow-Editor konfiguriert werden, indem Sie die entsprechende Transition im Status „Bevorstehend“ auswählen.

1. Navigieren Sie zu Firma > Check-in-Flows und wählen Sie den gewünschten Check-in-Flow aus der Liste aus. 
    
2. Klicken Sie auf Check-in-Flow bearbeiten.
    
3. Wählen Sie im Status UPCOMING die Transition aus, der die Compliance-Dokumente zugeordnet sind, und klicken Sie auf das Stiftsymbol in der Spalte „Einstellungen“.
   
    
4. Wählen Sie unter der Option Wiederkehrende Gäste die für Ihre Anforderungen am besten geeignete Option aus:
   
   • Keine Identifizierung: Wiederkehrende Gäste werden nicht identifiziert und müssen bei jedem Besuch die Compliance-Dokumente bestätigen/unterschreiben.
      
   • Name: Wiederkehrende Gäste werden nur anhand ihres Namens identifiziert und müssen zuvor abgeschlossene Compliance-Dokumente nicht erneut bestätigen/unterschreiben, solange ihr Name übereinstimmt.
      

   • Name und Geburtsdatum: Wiederkehrende Gäste werden anhand einer Kombination aus Name und Geburtsdatum identifiziert und müssen zuvor abgeschlossene Compliance-Dokumente nicht erneut bestätigen/unterschreiben, solange Name und Geburtsdatum übereinstimmen. 

     Hinweis: Wir empfehlen diese Option, um die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass Gäste mit identischen Namen fälschlicherweise einander zugeordnet werden
     
     

   • Name nicht einlesen kann ignoriert werden, da diese Einstellung den Schritt überspringen würde, bei dem der Gast seinen Namen während des Check-in-Prozesses angibt.

Unabhängig davon, welche Option ausgewählt wird, gibt es einen Sonderfall:

Wenn ein Gast ein zweites Mal vom selben Gastgeber eingeladen wird und die Compliance-Dokumente bereits beim ersten Besuch ausgefüllt hat, muss er dies nicht erneut tun, solange er sich per QR-Code eincheckt – auch wenn er kein Geburtsdatum angibt. Dies liegt daran, dass das Compliance-Dokument mit seinem Kontaktprofil verknüpft ist. Wird der Gast jedoch von einem anderen Gastgeber eingeladen, muss er die Compliance-Dokumente erneut ausfüllen, da wir Kontaktprofile, die von verschiedenen Gastgebern erstellt wurden, nicht abgleichen können.

Abgeschlossene Dokumente zurücksetzen

Falls erforderlich, haben Sie die Möglichkeit, die gespeicherten Compliance-Daten Ihrer Gäste vollständig zurückzusetzen, indem Sie auf das Reset-Symbol in der Liste der Compliance-Dokumente klicken.

Dadurch wird der Abschlussstatus des ausgewählten Compliance-Dokuments für alle Gäste zurückgesetzt, sodass sie es beim nächsten Besuch erneut bestätigen/unterschreiben müssen.

Aktualisiert 27. April 2026 12:39