Compliance Dokumente sind ein wichtiger Bestandteil, um sicherzustellen, dass Ihre Gäste über wichtige oder grundlegende Informationen in Kenntnis gesetzt werden. Außerdem können Sie auf diese Weise sicherstellen, dass NDAs und andere Dokumente von Ihren Gästen vor oder bei deren Ankunft an Ihrem Standort unterzeichnet werden.

Da Ihre Gäste diese Compliance Dokumente möglicherweise nicht bei jedem Besuch ausfüllen müssen, bietet essentry eine einfache und bequeme Möglichkeit, Compliance Daten für Ihre Gäste zu verwalten und zu speichern.

Ablaufzeitpunkt der Dokumente

Wenn Sie ein Compliance Dokument bearbeiten oder erstellen, können Sie angeben, wie lange das Dokument gültig ist, nachdem es unterzeichnet wurde. essentry nimmt diese Informationen, identifiziert Ihre Gäste und wird sie nicht auffordern, bereits ausgefüllte Compliance Dokumente zu vervollständigen, solange diese noch nicht abgelaufen sind.

Sie können die Zeitspanne bis zum Ablauf der Gültigkeit eines ausgefüllten Dokuments frei bestimmen, indem Sie die Anzahl der Tage angeben und auf Anwenden klicken.

Wiederkehrende Gäste

Die Identifizierungseinstellungen für wiederkehrende Gäste können im Check-in Flow Editor konfiguriert werden, indem der entsprechende Übergang innerhalb des Status Upcoming angepasst wird.

1. Navigieren Sie zu Firma > Check-in Flows und wählen Sie den gewünschten Check-in-Flow aus der Liste aus.
   
   
2. Klicken Sie auf Check-in-Flow Bearbeiten.
   
   
3. Wählen Sie im Status Upcoming den Übergang aus, dem die Compliance Dokumente zugeordnet sind, und klicken Sie auf das Stiftsymbol in der Spalte Einstellungen.
   
   
   
4. Wählen Sie unter Wiederkehrende Gäste die Option, die Ihren Bedürfnissen am besten entspricht:
   
   
   • Keine Identifikation: Wiederkehrende Gäste werden nicht identifiziert und müssen bei jedem Besuch die Compliance Dokumente bestätigen/unterschreiben.
     
     
   • Name: Wiederkehrende Gäste werden nur mit ihrem Namen identifiziert und müssen die zuvor ausgefüllten Compliance Dokumente nicht bestätigen/unterschreiben, solange ihr Name übereinstimmt.
     
     
   • Name und Geburtsdatum: Wiederkehrende Gäste werden durch eine Kombination aus Name und Geburtsdatum identifiziert und müssen das zuvor ausgefüllte Compliance Dokument nicht bestätigen/unterschreiben, solange Name und Geburtsdatum übereinstimmen. (Wir empfehlen diese Option, um die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass Gäste mit identischen Namen fälschlicherweise miteinander in Verbindung gebracht werden)
     
     
   • Name nicht einlesen kann ignoriert werden, da bei dieser Einstellung der Schritt übersprungen wird, bei dem der Gast seinen Namen während des Eincheckvorgangs eingibt.

Unabhängig davon, welche Option gewählt wird, gibt es einen Sonderfall:

Wenn ein Gast ein zweites Mal vom gleichen Gastgeber eingeladen wird und die Compliance Dokumente bereits bei seinem ersten Besuch ausgefüllt hat, muss er dies nicht noch einmal tun, solange er per QR-Code eincheckt - auch wenn er sein Geburtsdatum nicht angibt. Der Grund dafür ist, dass das Compliance Dokument mit seinem Kontaktprofil verknüpft ist. Wird der Gast jedoch von einem anderen Gastgeber eingeladen, muss er die Compliance Dokumente erneut ausfüllen, da wir Kontaktprofile, die von verschiedenen Gastgebern erstellt wurden, nicht abgleichen können.

Bestätigte Dokumente zurücksetzen

Sollte es notwendig sein, haben Sie die Möglichkeit, die von Ihren Gästen gespeicherten Compliance Daten vollständig zurückzusetzen, indem Sie auf das Reset Symbol in der Liste der Compliance Dokumente klicken.

Dadurch wird der Abschlussstatus des ausgewählten Dokuments für alle Gäste zurückgesetzt, so dass sie es bei ihrem nächsten Besuch erneut bestätigen/unterschreiben müssen.

Aktualisiert 4. September 2024 18:23