Dieser Artikel vermittelt Ihnen einen Überblick über den Ablauf Ihrer essentry-Implementierung. Ziel des Implementierungsprozesses ist die Konfiguration Ihres Accounts gemäß Ihrer unternehmensspezifischen Bedürfnisse sowie das Erlangen umfangreicher Kenntnisse, um essentry bestmöglich in Ihre alltägliche Arbeit zu integrieren.
Erste Kontaktaufnahme
Nachdem Sie sich für essentry entschieden haben, erhalten Sie die ersten wichtigen Informationen zum Implementierungsprozess von Ihrem Sales-Ansprechpartner.
Ihr zuständiger Customer Success Manager kontaktiert Sie anschließend für die Vereinbarung eines Kick-Off Telefonats. In diesem Termin lernen Sie Ihren Customer Success Manager kennen und besprechen gemeinsam den Projektplan für die Implementierung sowie die ersten Schritte. Natürlich können auch Sie all Ihre Fragen stellen und relevante Themen ansprechen.
Ansprechpartner
Je nach Unternehmensgröße und Anzahl der auszustattenden Standorte steht Ihnen Ihr Ansprechpartner jeder Zeit zur Verfügung. Erfahrungsgemäß sind zu Beginn zwei einstündige Telefontermine pro Woche, sowie zeitliche Kapazitäten für nachträgliche Konfigurationsarbeiten ein gutes Maß.
Besonders wichtig ist, dass auch Ihre abteilungsübergreifenden Kollegen, welche ein Teil der Implementierung sein werden, in diesen Prozess eingebunden werden.
Visuell werden die Telefontermine durch Screen Sharing, Helpcenter Artikel und In-App Touren unterstützt. Vor- und/oder nachbereitend stellen wir Ihnen hilfreiches Material zur Verfügung, sodass Sie jederzeit alle Schritte nachvollziehen können.
Vorbereitung
Sie können Ihren Account unter app.essentry.com aufrufen. Um Ihnen einen ersten Eindruck zu vermitteln, wie essentry konfiguriert werden kann, enthält Ihr Account bereits exemplarische Konfigurationen.
Desweiteren finden Sie im Anhang eine Onboarding-Checkliste, mit dieser Sie alle wichtigen Punkte abhaken können.
Implementierungsschritte
Die Implementierung des essentry-Besuchermanagementsystem ist bewusst einfach gehalten. Dennoch ist es besonders wichtig, dass alle Stakeholder des Projekts gemäß der jeweiligen Zuständigkeiten involviert werden. Normalerweise sind folgende Departments in den Prozess involviert:
- Facility Management
- IT (-Security)
- Datenschutz
- Ggf. Betriebsrat
Die Einrichtung/Installation des Kiosks erfolgt im Kundenhaus (nicht im Freien) in den ausgewiesenen Empfangs- und Check-in-Bereichen.
Die IT-Abteilung des Kunden muss sicherstellen, dass die Anforderungen wie Stromversorgung, Netzwerkverbindungen und die Netzwerkanforderungen erfüllt werden.
essentry Zugang
Ihr Customer Success Manager erstellt Ihr essentry-Konto und das Benutzerkonto für den Super-Administrator. Der Super-Administrator wird bei der ordnungsgemäßen Einrichtung Ihres Kontos über Webinare und E-Mail unterstützt. Dies geschieht in der Zeit zwischen dem Bestelldatum und dem Lieferdatum Ihres Kiosks, so dass Sie bereit sind, bei der Lieferung Ihres Kiosks live zu gehen. Die Einrichtung umfasst die folgenden Schritte:
- Unternehmen
- Aufstellungsorte
- Eingang
- Check-in Ablauf
- Integrationen (optional)
- Mitarbeiter (Alternativ können Mitarbeiter manuell im essentry Web-Dashboard verwaltet werden)
- Kalender (Alternativ können Termine im essentry Web-Dashboard erstellt und verwaltet werden)
- Zugriffseinstellungen (optional)
Gäste Check-in Individualisierung
Neben den Unternehmenseinstellungen bietet essentry die Möglichkeit den Check-in-Prozess ihrer Gäste zu individualisieren. Gemeinsam mit Ihrem Customer Success Manager werden Sie die optimale Lösung gestalten. Die Einstellungen umfassen:
- Sicherheits-Authentifizierung der Gäste
- Pre-Check-in zum Zeitpunkt der Einladung
- Sicherheitsschulungen
- Zu unterschreibende Dokumente (Bsp.: NDA)
- Sicherheitsfragen
Diese Einstellungen können Standortübergreifend oder -individualisiert sein.
Implementierungsschritte
Die genaue Beschreibung aller erforderlicher Einstellungsschritte finden sie detailliert in folgenden Helpcenter Artikeln:
- Vorbereitungen für die Implementierung
- Ich wurde als Superadmin eingeladen, essentry zu nutzen. Was nun?
- Wie passe ich die Einstellungen meiner Firma an?
- Wie lege ich neue Standorte an oder bearbeite den bereits bestehenden?
- Wie lege ich einen neuen Eingang an?
- Wie richte ich die Hardware ein?
- Wie kann ich Mitarbeiter anlegen & bearbeiten?
- Integration von Microsoft Entra ID für Benutzersynchronisation, Single Sign-On und Outlook Integration
- Auswahl von Lokalen Ansprechpartnern und Lokalen Admins
- Inbetriebnahme
Abschluss der Implementierung
Nachdem Sie in Zusammenarbeit mit Ihrem Customer Success Manager alle Einstellungen in essentry vorgenommen haben, werden in der Regel in jedem Standort ein Hauptverantwortlicher und mehrere Key User ausgewählt, welche wir mit Ihnen zusammen in das System einführen und trainieren. Diese übernehmen dann das Training aller weiteren User am Standort.
Auch nach der erfolgreichen Implementierung steht Ihnen natürlich Ihr persönlicher Customer Success Manager weiterhin zur Verfügung.
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